各科室、办事处：
近期，由稽核科牵头与管理科、办公室组成联合稽核检查小组，对公积金中心各办事处归集、提取、贷款业务及对应的档案管理情况进行了稽核检查并进行了调研。在检查中发现各办事处基本能按公积金中心要求办理业务，所保存的业务材料基本齐全。但也发现，由于公积金中心对各类业务材料管理缺乏相应标准，导致各办事处对业务材料和档案管理不一致，档案立卷不规范，归档不及时。比如存在业务材料留存不一致、顺序不统一、部分业务档案没有设置统一的目录号及案卷号、装订不规范、档案印章不清晰、档案排放无序等情况。另外各办事处的业务档案管理都没有实现集中统一的管理模式。为加强管理，对各办事处在办理业务时的业务材料和档案管理提出如下管理意见：
一、各办事处办理业务所形成的档案材料共分四个部分
1、会计档案—结算凭证。包括业务类型：单位开户、基数调整、比例调整、补缴、个人开户、个人启封、个人合户、个人转移、缴存、提取、个人基本资料变更、个人账户封存、单位销户、单位缓交、法院执行。
2、会计档案—信贷凭证。包括业务类型：贷款发放、贷款还款、贷款合同变更。
3、住房公积金个人住房贷款档案。
4、其他。包括业务类型：签订缴存职工短信业务服务协议。
二、各办事处需将结算凭证和信贷凭证分别装订、归档
每天各柜员的凭证按柜员业务流水号顺序进行整理，办事处收集各柜员凭证，打印日结单等材料后整理成册。每月结束后将每天生成的凭证按日期排列装订成册。
三、结算凭证的内容和顺序
内容：月结单（日结单选择本月1号-月末）、《公积金日结单》、《机构前台业务分类汇总表》、《归集业务凭证汇总》、《柜员前台业务分类汇总表》、《柜员交易流水单》，各类回单。
顺序：1、月结单在每月凭证首册的首页；2、《公积金日结单》在每日凭证的首页；3、《机构前台业务分类汇总表》；4、《归集业务凭证汇总》；5、《柜员前台业务分类汇总表》；6、《柜员交易流水单》；7、各类回单；8、原始单据、材料。
各类业务留存材料及顺序如下：
（一）单位新开户
《住房公积金单位账户开户回单》。附：营业执照（三证合一）、事业单位法人证书、单位法人身份证复印件正反面（加盖单位公章）、单位经办人身份证复印件正反面（加盖单位公章）、营口市住房公积金单位信息登记表（加盖单位公章）、住房公积金汇缴清册、单位基本资料建立回单、银行开户许可证、其他。
（二）调整基数
《住房公积金缴存基数调整回单》。附：缴存单位提供的调整基数表（加盖单位公章）、超出正常缴存基数的应有单位申请及相关材料、其他。
（三）调整比例
《住房公积金缴存比例变更回单》。附：缴存单位提供的调整基数表（加盖单位公章）、如降低比例的应有单位申请及相关材料、其他。
（四）补缴
《住房公积金缴存入账回单》。附：《营口市住房公积金汇（补）缴书》、《公积金补缴清册》、如单位有特殊情况的需提供申请及相关材料、如有银行电子汇票附后、其他。
（五）个人开户
《住房公积金个人开户回单》。附：《单位人员变更清册》（加盖单位公章）、其他。
（六）个人启封
《住房公积金个人启封回单》。附：《单位人员变更清册》（加盖单位公章）、其他 。
（七）个人合户
《个人合户回单》。附：《营口市住房公积金转移凭证》、其他。
（八）个人转移
《个人转移业务回单》。附：《营口市住房公积金转移凭证》、其他。
（九）缴存
《住房公积金缴存入账回单》。附：《营口市住房公积金汇（补）缴书》、其他。
（十）提取
《住房公积金提取凭证》。附：《营口市住房公积金提取申请审批表》、提取手续、其他。
（十一）个人基本资料变更
《个人基本资料变更回单》。附：单位证明（加盖单位公章）、其他。
（十二）个人账户封存
《个人账户封存回单》。附：单位《人员变更清册》（加盖单位公章）、其他。
（十三）单位销户
《住房公积金单位账户注销回单》。附：税务局批准注销手续或上级批准文件等相关证明材料、其他。
（十四）单位缓交
《住房公积金单位缓交业务回单》。附：单位缓交申请、营业执照（三证合一）复印件、职工代办大会或工会委员会召开的会议记录、职工代表签字、企业年度利润表、职工工资表等手续、其他。
（十五）法院执行
《住房公积金个人账户冻结回单》。附：执行裁定书（原件）、执行人员工作证（复印件）、协助执行通知书、《协助查询、冻结账户存款执行书》、其他。
四、信贷凭证装订的内容和顺序
内容：月结单（日结单选择本月1号-月末）、《住房贷款日结单》、《机构前台业务分类汇总表》、《柜员前台业务分类汇总表》、《柜员交易流水单》。
顺序：1、月结单在每月凭证首册的首页；2、《住房贷款日结单》在每日凭证的首页；3、《机构前台业务分类汇总表》；4、《柜员前台业务分类汇总表》；5、《柜员交易流水单》；6、原始票据、材料。
各类业务留存材料如下：
（一）贷款发放
《营口市住房公积金管理中心专项贷款借据》、其他。
（二）贷款还款
《提前还款信息表》。附：《住房贷款本金收款凭证》、《住房贷款利息收款凭证》、现金交款单、《住房公积金提取凭证》、其他。
（三）贷款合同变更
《贷款变更回单》、其他。
五、个人贷款档案的留存顺序
卷内目录为首页（见附表，附表1为商品房贷款《卷内目录》，附表2为二手房贷款《卷内目录》，附表3为组合贷款《卷内目录》，附表4为商转公贷款《卷内目录》，附表5为异地贷款《卷内目录》，如附其他手续在卷内目录注明，按序号往后排列。如办理其他特殊贷款类型，自行填写卷内目录。），按卷内目录的顺序将留存的手续依次排好保存。若在借款人在办理贷款或还款过程中签订的《委托提取住房公积金偿还住房公积金贷款协议》、《个人住房借款合同变更合同》（一式三份，一份交于借款人，一份装订业务凭证，一份放入个人贷款档案）需放入个人贷款档案中，放入个人贷款档案时需修改档案中的卷内目录，并将材料按序号往后排列，以保证档案内容的完整性。
六、《营口市住房公积金管理中心缴存职工短信业务服务协议书》不进入信贷凭证及个人贷款档案，各办事处按日期装订，自行管理。
七、档案移交类别及相关要求
（一）档案移交类别：
会计档案—结算凭证；会计档案—信贷凭证。
从2015年9月6日后形成的上述两类档案材料由各办事处按上述要求自行整理，经检查合格后全部上收至办公室统一管理。9月6日以前的待定，仍暂由各办事处保管。以前年度由办公室保管的业务档案包括公积金管理档案、商品房贷款档案、二手房贷款档案和组合贷款档案下放至市直办事处。
（二）档案移交时间
1、每年上半年由办公室统一接收一次，具体时间按公积金中心每年下发的各类档案移交实施方案执行。
2、当年形成的结算凭证及信贷凭证，由各办事处负责立卷装订，在会计年度终了后，由档案形成部门临时保管一年，再移交办公室保管。
（三）会计凭证类档案整理基础标准（详见附表6）
（四）档案管理相关要求
1、各办事处要设立兼职档案员，报办公室备案。兼职档案员要明确办事处的档案管理制度、档案分类、保管期限及数量统计。
2、所有办事处兼职档案员要熟练掌握各类档案的装订、立卷的方法、整理标准及移交原则。
3、办公室负责监督、指导各办事处的档案管理情况。各办事处的档案分类及目录号的设置由办公室统一制定，各办事处要按规定设立本办事处的档案案卷目录、卷内目录、移交清册等档案目录。
八、本意见自发布之日起实施，由稽核科、管理科、办公室负责解释。
附表1：商品房贷款《卷内目录》；
附表2：二手房贷款《卷内目录》；
附表3：组合贷款《卷内目录》；
附表4：商转公贷款《卷内目录》；
附表5：异地贷款《卷内目录》；
附表6：会计凭证整理基础标准。
营口市住房公积金管理中心
